電子で保存することが義務付けられる？
令和6年1月から、「請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関する電子データを送付・受領した場合
には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。」とされています。
つまりは、領収書や請求書などを、紙ではなくメールやチャットなど、電子でやり取りした場合には、紙に印刷して保存するのではなく、電子データとして保存することが求められてきます。
最近では、遠方の取引先とのやりとりで、メールなどをつかって見積書や請求書のなどをやり取りを行っていることがあります。
多くの場合、送られてきたPDFなどを紙に印刷して保存していることが多いかもしれません。
しかし、それが認められるのは令和5年12月まで、それ以降の令和6年1月からは、電子データのまま保存することが必要になってくるわけです。
ただ、問題となるのは、保存の仕方です。
もらったデータを、ただ保存するだけではなく、『①改ざん防止の措置』と『②「日付・金額・取引先」で検索できるようにする』、ということに対応することが必要になってきます。
改ざん防止の措置の方法として、国税庁では『事務処理の規定』のサンプルを公開しています。
また、「日付・金額・取引先」で検索できるようにする方法では、データのファイル名に「日付・金額・取引先」を入力することで、可能にする方法などが挙げられています。
市販のソフトを使うと楽に？
はっきり言ってしまえば、事務処理規定を作ってその通りに事務作業を進めるのも、また、いちいちデータのファイル名をひとつづつ変更していくのも、面倒な作業だなというのが、最初に受ける印象なのではないでしょうか？
そこで、それらの作業から解放されるために、『市販のソフト』を利用するというのも一つだと考えています。
たとえば、マネーフォワードクラウドでは、それらの機能をもったソフトが充実しています。
また、クラウドでつかえる仕訳データ作成ソフトの『ストリームド』では、定期的にアップロードしていれば、自然と電子帳簿保存法に対応するようにデータを保存するようにすることもできます。
使い方に慣れれば、かなり楽にデータの保存ができるようになることと思います。
マネーフォワードクラウドやストリームドの利用を考えている人は、マネーフォワードクラウドとストリームドの使い方に精通している、『宇都宮クラウド会計支援センター』にご相談ください。
ソフトの導入から、使い方まで支援したします。
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